O que são Normas Regulatórias, as famosas NRs?
As Normas Regulamentadoras (NRs) para escritórios e empresas de grande porte representam um conjunto de obrigações legais estabelecidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) que definem parâmetros mínimos de segurança e saúde ocupacional para proteger trabalhadores em ambientes administrativos. Para organizações com mais de 50 funcionários, o cumprimento rigoroso dessas normativas deixa de ser opcional e torna-se uma exigência legal passível de fiscalização, multas e até interdição de atividades.
Por que as empresas tem que ficar atentas as NRs?
O cenário regulatório brasileiro de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) passou por transformações significativas nos últimos anos. A inclusão obrigatória dos riscos psicossociais no Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO), formalizada pela Portaria MTE nº 1.419/2024 e prorrogada pela Portaria MTE nº 765/2025 , entra em vigor a partir de 25 de maio de 2026. Essa mudança representa um novo paradigma que exige atenção das empresas, especialmente aquelas com ambientes predominantemente administrativos onde fatores como estresse, assédio e carga mental excessiva são mais prevalentes.
A gestão adequada das NRs obrigatórias não apenas evita penalidades legais, mas também reduz significativamente afastamentos por doenças ocupacionais, melhora o clima organizacional e fortalece a reputação corporativa perante colaboradores e parceiros de negócios.
Este artigo apresenta de forma detalhada as sete Normas Regulamentadoras mais relevantes para escritórios e empresas de médio e grande porte no Brasil, abordando suas exigências específicas, atualizações recentes e implicações práticas para a gestão empresarial.
A seguir, você encontrará informações sobre:
- NR-1 e o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), incluindo a obrigatoriedade dos riscos psicossociais
- NR-5 e as novas atribuições da CIPA na prevenção de assédio
- NR-7 e os exames médicos obrigatórios do PCMSO
- NR-17 e a ergonomia como principal fator de prevenção de afastamentos em escritórios
- NR-9 e sua integração ao PGR para avaliação de riscos ambientais
- NR-4 e o dimensionamento do SESMT conforme grau de risco
- NR-23 e as medidas de proteção contra incêndios
NR-1: A Base Legal para Todas as Outras Normas Regulamentadoras
A NR-1 estabelece as disposições gerais sobre segurança e saúde no trabalho e institui o Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO), tornando-se a norma fundamental que sustenta todas as demais. Toda empresa brasileira é obrigada a manter um Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), documento que mapeia, avalia e propõe medidas de controle para todos os riscos presentes no ambiente laboral.
O PGR deve contemplar riscos físicos, químicos, biológicos, ergonômicos e de acidentes. No entanto, a principal novidade para 2025 e 2026 é a inclusão obrigatória dos riscos psicossociais nesse inventário.
Riscos Psicossociais: A Nova Exigência da NR-1
A Portaria MTE nº 1.419/2024 , prorrogada pela Portaria MTE nº 765/2025, determinou que a inclusão obrigatória dos riscos psicossociais no PGR entra em vigor a partir de 25 de maio de 2026. Até essa data, empresas devem identificar e gerenciar fatores psicossociais como estresse ocupacional, assédio moral e sexual, carga mental excessiva e insegurança psicológica no ambiente de trabalho.
Os fatores psicossociais no trabalho envolvem a maneira como as atividades são planejadas, organizadas e executadas. Quando mal conduzidas, essas situações podem prejudicar a saúde mental, física e social dos trabalhadores.
De acordo com informações do MTE , até a entrada em vigor da norma em maio de 2026, a fiscalização terá caráter educativo e orientativo, sem autuações punitivas. A prorrogação garante mais tempo para adequação das empresas às novas exigências.
Para escritórios com mais de 50 funcionários, onde o trabalho sedentário e as pressões por metas são prevalentes, o mapeamento desses riscos torna-se particularmente relevante. O MTE publicou o Guia de Informações sobre os Fatores de Riscos Psicossociais Relacionados ao Trabalho para auxiliar empresas na adequação.
Obrigações Práticas do PGR em Escritórios
O Programa de Gerenciamento de Riscos para ambientes administrativos deve conter, no mínimo:
- Inventário de riscos com identificação de todos os perigos e fatores de risco ocupacionais presentes
- Avaliação de riscos com classificação por níveis de severidade e probabilidade
- Plano de ação com medidas preventivas e corretivas priorizadas
- Monitoramento contínuo da eficácia das medidas implementadas
- Revisão obrigatória a cada dois anos ou sempre que houver mudanças significativas
Sem o PGR adequadamente documentado e atualizado, as demais Normas Regulamentadoras perdem sua base legal de aplicação, tornando a empresa vulnerável a autuações em qualquer fiscalização de SST.
NR-5: CIPA e a Prevenção de Acidentes e Assédio
A Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio (CIPA) passou por uma transformação significativa com a promulgação da Lei 14.457/22 , que ampliou suas atribuições para incluir o combate ao assédio sexual e outras formas de violência no ambiente de trabalho.
A obrigatoriedade de constituição da CIPA aplica-se a praticamente todas as empresas com 20 ou mais funcionários, dependendo do grau de risco da atividade econômica. Em escritórios com mais de 50 colaboradores, a exigência é quase universal.
Novas Atribuições da CIPA após a Lei 14.457/22
Desde março de 2023, as empresas com CIPA devem obrigatoriamente:
- Incluir regras de conduta sobre assédio sexual e outras formas de violência nas normas internas, com ampla divulgação
- Implementar um Canal de Denúncias com garantia de anonimato para relatos de irregularidades
- Realizar treinamentos anuais sobre violência, assédio, igualdade e diversidade para todos os níveis hierárquicos
- Incluir temas de prevenção de assédio nas atividades e práticas regulares da CIPA
O papel da CIPA na prevenção do assédio deve ser geral, informativo e preventivo. A investigação de casos específicos fica a cargo do Canal de Denúncias e da empresa, garantindo sigilo absoluto nas apurações.
O prazo para adequação às novas exigências encerrou-se em 22 de março de 2023. Empresas que ainda não implementaram o Canal de Denúncias ou não realizam os treinamentos obrigatórios encontram-se em situação irregular e sujeitas a multas que podem chegar a valores significativos por trabalhador.
SIPAT e Campanhas de Prevenção
A CIPA também é responsável pela organização da Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (SIPAT), evento anual que deve abordar temas de segurança, saúde ocupacional e, agora, prevenção de assédio e promoção da diversidade. A participação ativa dos membros da comissão na investigação de acidentes e na promoção de medidas preventivas é fundamental para a eficácia do programa de SST.
NR-7: PCMSO e os Exames Médicos Obrigatórios
O Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) é uma exigência obrigatória estabelecida pela NR-7 que determina a realização de exames médicos específicos para monitoramento da saúde dos trabalhadores. Em empresas maiores, o programa deve ser coordenado por médico do trabalho e gerar relatório analítico anual.
Exames Médicos Obrigatórios
O PCMSO deve incluir, obrigatoriamente, a realização dos seguintes exames:
- Admissional: realizado antes que o empregado assuma suas atividades
- Periódico: com intervalos definidos conforme exposição a riscos ou condições de saúde
- Retorno ao trabalho: obrigatório após ausência superior a 30 dias por doença ou acidente
- Mudança de risco ocupacional: quando o trabalhador é transferido para função com riscos diferentes
- Demissional: realizado até a data de homologação da rescisão contratual
Para trabalhadores expostos a riscos ocupacionais ou portadores de doenças crônicas, os exames periódicos devem ser anuais ou em intervalos menores, conforme orientação do médico responsável.
Integração do PCMSO com o PGR
O PCMSO deve ser elaborado considerando os riscos ocupacionais identificados e classificados no PGR. Essa integração é fundamental para garantir que os exames complementares sejam direcionados aos riscos reais presentes no ambiente de trabalho.
Os prontuários médicos dos trabalhadores devem ser mantidos pela organização por no mínimo 20 anos após o desligamento do empregado, garantindo rastreabilidade e proteção legal em eventuais processos trabalhistas.
A emissão do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) é obrigatória para cada exame clínico realizado, devendo ser disponibilizado ao empregado em meio físico quando solicitado. A ausência de controle médico adequado é uma das infrações mais fiscalizadas pelo MTE, com multas que variam conforme a gravidade e o número de trabalhadores expostos.
NR-17: Ergonomia como Prioridade em Ambientes de Escritório
A NR-17 é considerada a norma mais relevante para escritórios, regulamentando postura, mobiliário, pausas, ritmo de trabalho, iluminação, temperatura e organização do layout. Em empresas com mais de 50 pessoas trabalhando em frente ao computador durante toda a jornada, as fiscalizações e ações trabalhistas por Lesões por Esforços Repetitivos (LER) e Distúrbios Osteomusculares Relacionados ao Trabalho (DORT) são extremamente comuns quando a norma não é cumprida.
Impacto das LER/DORT nos Afastamentos
De acordo com dados da Fundacentro e da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, as LER/DORT estão entre as principais causas de afastamento do trabalho no Brasil. Estudos indicam que essas condições são responsáveis por parcela significativa das doenças ocupacionais, gerando impactos financeiros substanciais para empresas e sistema previdenciário.
A ausência de ergonomia adequada é uma das principais causas de dores crônicas, lesões musculoesqueléticas e esgotamento físico e mental. Programas ergonômicos bem implementados podem reduzir afastamentos entre 40% e 60%, segundo especialistas do setor.
Requisitos de Mobiliário e Equipamentos
Para postos de trabalho com uso de computador, a NR-17 estabelece requisitos específicos:
- Cadeiras: assento e encosto ajustáveis em altura, borda frontal arredondada e apoio lombar adequado
- Mesas: altura compatível com a estatura do trabalhador, permitindo postura neutra
- Monitores: posicionados na altura dos olhos, com distância adequada para evitar fadiga visual
- Teclados e mouses: permitindo postura neutra dos punhos e antebraços
- Iluminação: níveis adequados conforme NBR 10152, evitando reflexos e ofuscamento
- Temperatura: índice de temperatura efetiva entre 20°C e 23°C para atividades intelectuais
Pausas e Organização do Trabalho
A norma determina que atividades de entrada de dados devem incluir pausas de no mínimo 10 minutos para cada 50 minutos trabalhados, sem redução da jornada normal. O tempo efetivo de trabalho exclusivo de digitação não deve exceder 5 horas diárias, devendo o restante da jornada ser executado em outras atividades.
Quanto ao retorno ao trabalho após afastamento superior a 15 dias, a produção deve permitir retorno gradativo aos níveis anteriores, evitando sobrecarga imediata que possa causar recaídas.
Avaliação Ergonômica Preliminar (AEP) e Análise Ergonômica do Trabalho (AET)
Toda empresa deve realizar Avaliação Ergonômica Preliminar (AEP) para identificar riscos ergonômicos, integrando os resultados ao inventário de riscos do PGR. A Análise Ergonômica do Trabalho (AET) completa torna-se obrigatória quando há indicadores de problemas, como afastamentos por LER/DORT ou queixas recorrentes de desconforto musculoesquelético.
NR-9: Avaliação e Controle de Riscos Ambientais Integrada ao PGR
A NR-9 passou por alterações significativas com a modernização do arcabouço regulatório de SST, deixando de exigir o antigo PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) como documento separado. Atualmente, seus requisitos estão integrados ao PGR da NR-1, mantendo a obrigatoriedade do inventário de riscos e das medidas de controle.
Em escritórios, a norma se aplica especialmente aos riscos ergonômicos e psicossociais, mas também contempla agentes físicos como ruído, iluminação inadequada e condições térmicas desfavoráveis que podem afetar a saúde e produtividade dos trabalhadores.
Riscos Ambientais em Ambientes Administrativos
Embora escritórios sejam considerados ambientes de baixo risco em comparação com indústrias, diversos fatores ambientais merecem atenção:
- Ruído: ambientes com call centers, open offices ou equipamentos ruidosos podem ultrapassar níveis de conforto
- Qualidade do ar: sistemas de ar-condicionado mal conservados podem causar problemas respiratórios
- Iluminação: níveis inadequados geram fadiga visual e dores de cabeça
- Temperatura e umidade: desconforto térmico afeta concentração e produtividade
A integração da NR-9 ao PGR simplifica a gestão documental, mas não reduz as obrigações. Todos os riscos ambientais identificados devem constar no inventário de riscos, com avaliações periódicas e planos de ação específicos.
NR-4: SESMT e a Obrigatoriedade de Profissionais Especializados
A NR-4 estabelece a obrigatoriedade de manutenção do Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT) para empresas conforme o número de empregados e o grau de risco da atividade econômica. A norma passou por revisão importante com a Portaria MTP nº 2.318/2022 e continua em processo de atualização.
Dimensionamento do SESMT para Escritórios
Escritórios administrativos geralmente se enquadram nos graus de risco 1 ou 2. Para essas atividades, a obrigatoriedade de SESMT próprio inicia-se a partir de determinado número de funcionários, conforme o Quadro II da norma.
A composição do SESMT pode incluir:
- Técnico de Segurança do Trabalho
- Engenheiro de Segurança do Trabalho
- Médico do Trabalho
- Enfermeiro do Trabalho
- Auxiliar ou Técnico de Enfermagem do Trabalho
Novidades da NR-4 Atualizada
A versão atual da norma trouxe flexibilizações importantes:
- Terceirização permitida: não é mais obrigatório que os profissionais sejam empregados diretos, desde que se preserve a autonomia técnica
- Modalidades flexíveis: SESMT individual, regionalizado, estadual ou compartilhado
- Registro eletrônico: obrigatório no portal gov.br, com dados atualizados de profissionais e trabalhadores atendidos
- Revisão do grau de risco: periodicidade de cinco anos, com prazo estendido até agosto de 2025
A Portaria MTE nº 1.341/2024 prorrogou para agosto de 2025 a primeira atualização do Anexo I (grau de risco por CNAE), dando mais tempo para ajustes nas empresas.
Se mais de 50% dos trabalhadores estiverem em atividades de risco superior à atividade principal, o dimensionamento do SESMT deve seguir o grau de risco mais alto. Terceirizados que atuam de forma não eventual também devem ser considerados no cálculo.
NR-23: Proteção Contra Incêndios em Ambientes Corporativos
A NR-23 estabelece medidas de prevenção e combate a incêndios obrigatórias para todos os locais de trabalho. Em prédios comerciais com mais de 50 pessoas, as exigências de Corpo de Bombeiros e auditores fiscais são particularmente rigorosas, especialmente após tragédias como o incêndio na Boate Kiss, que motivou a Lei 13.425/2017.
Exigências Básicas para Escritórios
Todo estabelecimento deve possuir:
- Saídas de emergência: em número suficiente, sinalizadas e desobstruídas, com largura mínima de 1,20m
- Extintores de incêndio: no mínimo dois por pavimento, adequados às classes de incêndio presentes
- Sinalização: placas luminosas e indicativas de rotas de fuga e localização de equipamentos
- Plano de emergência: documentado, divulgado e testado periodicamente
- Brigada de incêndio: equipe treinada para combate inicial, evacuação e primeiros socorros
Brigada de Incêndio e Treinamentos
A formação de brigada de incêndio é obrigatória conforme legislação estadual e norma técnica NBR 14276. Os brigadistas devem receber treinamento inicial com carga horária entre 4 e 24 horas, dependendo do nível de complexidade da edificação, com reciclagem anual obrigatória.
Todos os trabalhadores devem ser informados sobre as classes de incêndio, uso correto dos extintores, procedimentos de evacuação e funcionamento dos dispositivos de alarme existentes no local de trabalho.
A realização de simulados periódicos é fundamental para garantir que, em situação real, todos saibam como agir. Os exercícios devem ser preparados como se fossem para um caso real, testando a eficácia das rotas de fuga, comunicação e tempo de evacuação.
Complementação pela Legislação Estadual
A NR-23 determina que as medidas de prevenção devem estar em conformidade com a legislação estadual e normas técnicas aplicáveis. Cada estado possui seu Plano de Prevenção e Proteção Contra Incêndios (PPCI), com requisitos específicos que devem ser consultados junto ao Corpo de Bombeiros local.
NRs Complementares que Podem se Aplicar a Escritórios
Além das sete normas principais, outras NRs podem ser aplicáveis dependendo das características específicas do escritório:
- NR-10 (Instalações Elétricas): obrigatória se houver manutenção de quadros elétricos ou nobreaks de grande porte
- NR-35 (Trabalho em Altura): aplicável se houver acesso a telhados ou manutenção de ar-condicionado em altura
- NR-6 (EPIs): obrigatória quando houver exposição a riscos que exijam proteção individual, como eletricistas internos
Priorização das NRs para Escritórios com Mais de 50 Funcionários
Para facilitar a gestão de conformidade, considere a seguinte ordem de prioridade:
- 1º - NR-1 (PGR): Base legal obrigatória, agora com riscos psicossociais
- 2º - NR-17 (Ergonomia): Principal causa de afastamentos em ambientes administrativos
- 3º - NR-7 (PCMSO): Exames obrigatórios e controle médico
- 4º - NR-5 (CIPA): Obrigatória e com novas atribuições de prevenção de assédio
- 5º - NR-4 (SESMT): Dimensionamento obrigatório acima de determinado número de funcionários
- 6º - NR-9 (Riscos Ambientais): Integrada ao PGR
- 7º - NR-23 (Incêndios): Proteção básica obrigatória
Essas sete normas cobrem aproximadamente 90% das exigências e fiscalizações em ambientes administrativos de médio e grande porte no Brasil.
FAQ - Perguntas Frequentes sobre NRs para Escritórios
Quais NRs são obrigatórias para escritórios com mais de 50 funcionários?
As principais são NR-1 (PGR), NR-5 (CIPA), NR-7 (PCMSO), NR-17 (Ergonomia), NR-9 (integrada ao PGR), NR-4 (SESMT) e NR-23 (Proteção contra Incêndios). A aplicação específica depende do grau de risco da atividade econômica principal.
Quando os riscos psicossociais se tornam obrigatórios no PGR?
A obrigatoriedade entra em vigor em 25 de maio de 2026, conforme prorrogação estabelecida pela Portaria MTE nº 765/2025. Até essa data, o período é educativo e orientativo, sem aplicação de penalidades. As empresas devem aproveitar esse prazo para adequação.
O que mudou na CIPA com a Lei 14.457/22?
A CIPA passou a se chamar Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio, com obrigatoriedade de Canal de Denúncias, treinamentos anuais sobre assédio e diversidade, e inclusão de regras de conduta nas normas internas da empresa.
Qual a multa por não ter PCMSO implementado?
As multas variam conforme a gravidade da infração e o número de trabalhadores expostos, podendo incluir também responsabilização por processos criminais e indenizações civis em caso de doenças ocupacionais não prevenidas.
Escritórios precisam de brigada de incêndio?
Sim. A obrigatoriedade de brigada de incêndio é definida pela legislação estadual e pela norma NBR 14276, sendo geralmente exigida para edificações comerciais com determinado número de ocupantes ou área construída.
Como dimensionar o SESMT para empresa de escritório?
O dimensionamento baseia-se no número de empregados e no grau de risco da atividade principal (CNAE). Escritórios administrativos geralmente se enquadram nos graus 1 ou 2. Consulte o Quadro II da NR-4 para verificar a composição obrigatória.
A NR-17 se aplica ao home office?
Sim. O empregador continua responsável por orientar o trabalhador sobre condições adequadas de ergonomia, iluminação e mobiliário mesmo no teletrabalho, devendo fornecer treinamentos e instruções claras sobre posturas e pausas.
Leitura Complementar
Para aprofundar seu conhecimento sobre segurança e saúde ocupacional em ambientes corporativos, confira também:
- Riscos psicossociais no trabalho: estratégias de identificação e gerenciamento conforme a NR-1 atualizada
- Ergonomia em escritórios: guia prático de adequação de postos de trabalho à NR-17
- Canal de Denúncias corporativo: implementação conforme Lei 14.457/22 e boas práticas de compliance
Título: NRs Obrigatórias para Escritórios em 2026: As 7 Normas Essenciais + Riscos Psicossociais na NR-1
Artigo atualizado em fevereiro de 2026 com base nas portarias vigentes do Ministério do Trabalho e Emprego, incluindo a Portaria MTE nº 765/2025.
